無紙化會議概念及系統功能
無紙化會議概念
無紙化會議系統是使用現代通訊技術、音頻技術、視頻技術、軟件技術，通過文件的電子交換實現會議的無紙化。其特征是：文件傳輸網絡化，文件顯示電子化，文件編輯智能化，文件輸入輸出可控化。無紙化會議系統的一個基本特征是：會議室設有公共視頻顯示的大屏幕和每個席位單獨控制和使用的席位顯示器，選擇席位顯示或稱異步顯示時，由與會者自行操作該智能終端，此時，該智能終端如同一臺獨立使用的標準計算機，每個參會者可以自主地在顯示公共信號的同步顯示或異步顯示之間一鍵切換。
如何實現和構建無紙化會議系統，各類系統集成商、軟件開發公司已經做了很多嘗試。無紙化會議系統，首先應該是一套智能會議系統。這里的智能不僅僅是對會議室所用設備實現智能管控，也不僅僅是對會議流程提供智能工具和服務，更重要的是要能夠實現會議過程、使用方式、甚至是資料檢索、會議決策的智能化。同時會議系統必須適應、兼容信息技術發展的日新月異、軟件產品的應接不暇，以及由于互聯網、云計算、大數據的出現，使后臺數據、信息資源爆炸性的增長而提出的智能決策。
以液晶觸摸顯示終端（液晶觸摸顯示屏、會議平板等）為中心，整合高清視頻及統一通信功能、智能多屏交互共享功能、智能會議室中控、音視頻采集和擴聲系統等，形成一個“以人為本”的智能化會議體驗。其最大程度地在智能顯示終端上集成會議多功能（視頻簽到、呼叫服務、投標表決、短信收發、文檔異步查看、會議資料同步顯示及手寫批注、視頻點播或直播、上網瀏覽，會議發言等）并以模擬仿真的UI形式提供給用戶最自然的人機交互界面（支持電容屏多點雙指縮放、劃屏翻頁閱讀批注、發送及保存等操作），同時還實現了手機、平板電腦、筆記本電腦等移動終端與智能顯示終端的協同工作、智能共享和交互控制。
以下為目前主流的兩種形式，第一種折疊式，第二種升降式，均支持手動調整仰角，便于觀看角度。
系統功能
會前準備
1.
會議概況 設置會議基本信息
2. 與會者設置 編輯參會人員列表詳細信息
3. 文件分發 上傳會議文件，并為文件和文件分類定義權限
4. 投票設置 管理會議投票
5. 首頁編輯 編輯開機歡迎界面
6. 人名屏編輯 編輯外側屏的顯示內容（只適用于雙面屏產品）
7. 視頻管理 配置視頻直播、點播
8. 會議檔案 控制會議過程中的錄制選項
會中功能
1. 會議簽到 參會人員電子簽到管理及狀態查詢
2. 參會人員 顯示參會人員的列表詳細信息
3. 會議文件 顯示并打開管理員分發的會議文件
4. 同步現場 支持打開文檔并同步共享演示文檔、批注文檔、觀看同步演示
5. 會議記錄 會議過程隨手筆記
6. 電子白板 可在模擬白板上進行手寫演示，使會議變得形象生動
7. 交流提示 支持與會者之間實時交流
8. 網頁瀏覽 瀏覽internet網
9. 個人資料 可以導入本地私有文件
10. 會議投票 提供會議現場的投票表決功能
11. 視頻服務 播放視頻文件、直播源
12. PC模式 把無紙化終端作為普通PC電腦使用，并支持全屏共享電腦
13. 主持功能 主席機特有，包括界面強切、投票控制等功能
14.中控功能 支持統一升降控制、統一關機。也可操作接入中控的設備
15. 文件推送 可以把文件推送給任意參會人員
會后歸檔（[span]會議歸檔 會議過程文件打包備案保存）
附加增強版功能：外接電腦演示支持
1. 支持外接PC電腦
2. 外接PC電腦可以共享桌面到每個無紙化終端
3. 外接PC電腦可以共享桌面到投影儀
4. 只需外接電腦連入無紙化系統的局域網并運行配套的綠色軟件即可
特殊功能
管理與設置：無紙化會議系統管理端擁有豐富的管理與設置功能，包括設備管理、座位編輯、考勤管理與背景設置等功能。分別對會議室座位、終端設備及會議考勤等進行管理與設置
設備管理：可以添加或刪除參會平板電腦的Mac地址，編輯席位編號、添加或刪除席位等。
座位編輯：用于管理會議室參會者的席位排布，與會者名稱等信息。
考勤管理：可以實時查看全體參會者出席情況，能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部導出。
資料管理：會議資料可以進行分級管理，會議助理使用管理端上傳資料時可以設置資料使用權限。參會者可自由查看、標注有權限的文檔資料。
背景設置：會議助理可以選擇會議室背景，也可以自定義新的模板，設置后，統一將背景發送給全體參會者。
資料閱讀：參會者可以對現有文檔進行查閱，查閱過程中可以做同步的手寫批注。
主講人將本地操作同步全體人員時，全體參會者可以選擇同步觀看會議文件演示，也可以在觀看的同時，自主查看其他會議資料。（主要包括常用的word、PPT等文檔）
會議議程：會議助理可以在管理端編輯會議議程，并發布會議議程，發布會議議程后，全體參會者都可以在本地Pad查看會議議程的具體內容；會議助理也可以將會議議程切換到大屏幕，全體參會者無需自己動手操作，即可看到大屏幕的會議議程全部內容。
會議投票：需要全體參會者參與意見表決時，會議助理在管理端可以直接發起投票，投票內容均為選擇題，由會議助理統一編輯投票內容和選項，參會者選擇具體選項即可，無需輸入漢字。會議助理編輯好后可以發送至參會者終端，大家各自使用終端投票；也可以將投票內容和選項顯示至大屏，進行現場投票。投票結束后，會議助理可以將投票結果進行保存，也可以將投票結果顯示至大屏幕，讓全體人員查看投票結果。
便捷的信息傳送：會議過程中會議助理可以通過“發送消息”功能，向全體人員或者某位參會者發送消息，參會者收到消息后，可以選擇回復消息。比如開會時，有緊急事件需要領導馬上處理，此時，會議助理可以單獨向領導發送消息，既不影響會議正常進行，領導又可以及時處理緊急事件。
會議存檔：支持會議內容存檔，包括會議中使用的會議文件存檔、會議結論存檔、文件標注存檔等，同時，會議助理可在會議結束后對保存的存檔內容進行管理。
會議服務：會議服務功能，可以在會議過程中，為參會者提供會議所需的各種服務。例如：參會者需要紙、筆、茶水或者其他的幫助，通過會議服務選項，直接發送消息到管理端，會議助理接收到消息后，可以根據需求為參會者提供幫助。
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